О порядке внесения сведений в систему электронного обмена данными

В связи с поступающими обращениями субъектов хозяйствования о механизме работы с товарно-транспортными и товарными накладными в виде электронных документов Национальная академия наук Беларуси, Министерство финансов Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерство связи и информатизации Республики Беларусь разъясняют следующее.

С учетом подпункта 2.2 пункта 2 Указа Президента Республики Беларусь от 31 октября 2019 г. N 411 «О налогообложении» требования к процессу создания, передачи, получения, а также к форматам электронных накладных определены в техническом нормативном правовом акте «Структура и формат электронных накладных», утвержденном постановлением Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 19.12.2019 N 12/76/42/20 (далее — ТНПА).

Учитывая, что с 5 декабря 2021 г. вступило в силу постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 17 ноября 2021 г. N 64 «Об изменении постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 12 февраля 2018 г. N 13», предусматривающее, что первичный учетный документ (далее — ПУД), подтверждающий совершение хозяйственной операции, может быть составлен участником хозяйственной операции единолично в случае отпуска товаров грузоотправителем (принятия товаров грузополучателем), являющимся участником электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)), с последующим внесением сведений об этих хозяйственных операциях в систему электронного обмена данными (Electronic Data Interchange (EDI)) в порядке, установленном законодательством, полагаем возможным руководствоваться следующим порядком.

1. При отсутствии необходимости внесения изменений и (или) дополнений в электронную накладную.

В случае невозможности подписания электронной накладной материально-ответственное лицо грузополучателя (далее — МОЛ) при принятии товаров составляет ПУД, подтверждающий совершение этой хозяйственной операции, единолично. В соответствии с установленным у субъекта хозяйствования графиком документооборота такой ПУД передается ответственному лицу грузополучателя, определенному локальным актом субъекта хозяйствования, для подписания электронной накладной в срок не позднее 10 рабочих дней с момента ее создания. При этом в сообщение «Ответ на электронную товарно-транспортную накладную» (BLRWBR) или в сообщение «Ответ на электронную товарную накладную» (BLRDNR) вносятся сведения:

• о МОЛ (должность, фамилия, инициалы) и ПУД, составленном им единолично при принятии товаров (наименование, дата и номер документа), — в поле «Принял грузополучатель»;
• об ответственном лице, обеспечивающем подписание электронной накладной (должность, фамилия, инициалы, подпись), — в дополнительное поле электронной накладной.

2. В случае необходимости внесения в электронную накладную изменений и (или) дополнений по результатам приемки товаров либо по иным причинам (несоответствие информации о средствах идентификации с фактически нанесенными на поступивший товар средствами идентификации, незаполнение грузоотправителем сведений о товарах, подлежащих прослеживаемости, и др.):

• МОЛ единолично составляет ПУД, подтверждающий совершение хозяйственной операции (принятие товаров грузополучателем);
• по результатам приемки товаров составляются документы, предусмотренные частью второй пункта 31 или частью второй пункта 47 ТНПА.

Составленные документы передаются ответственному лицу грузополучателя, определенному локальным актом субъекта хозяйствования, для инициирования внесения в электронную накладную изменений в порядке, установленном пунктами 50 — 55 ТНПА.

При этом с учетом пункта 55 ТНПА корректировка проводится путем составления новой накладной и отмены первоначальной накладной.

Исходя из положений части третьей пункта 31 и части третьей пункта 47 ТНПА, информация о документах, оформленных при принятии товаров (наименование документа, дата составления документа, номер документа), а также сведения об ответственном лице, обеспечивающем внесение этой информации в электронную накладную (должность, фамилия, инициалы, подпись), вносятся грузополучателем в дополнительные поля сообщения «Ответ на электронную товарно-транспортную накладную» (BLRWBR) или сообщения «Ответ на электронную товарную накладную» (BLRDNR), при этом сведения о МОЛ и ПУД, составленном им единолично при принятии товаров, вносятся в поле «Принял грузополучатель» новой электронной накладной.

Новая электронная накладная должна быть составлена и направлена грузополучателю в срок не позднее 10 рабочих дней с момента создания отменяемой электронной накладной.

В целях обеспечения взаимосвязи новой и отменяемой электронных накладных информация о номере отмененной электронной накладной указывается в подразделе «Дополнительные поля накладной» сообщений BLRWBL (ЭТТН), BLRDLN (ЭТН).

Структура и формат дополнительных полей сообщения BLRWBL (ЭТТН) и сообщения BLRDLN (ЭТН) указаны в таблице.

Таблица

Структура и формат дополнительных полей об отмененных сообщениях в электронных сообщениях BLRWBL, BLRDLN и BLRSPT

———————————

<1> Статус: C — необязательный; M — обязательный.

Указанный выше порядок применяется при условии его закрепления в локальных правовых актах субъекта хозяйствования.